2007年2月6日 星期二

修改書目格式〈Output Style〉

確定要投稿的期刊後要仔細研究稿約,檢視該期刊所刊載的文章的參考文獻所採用的書目格式。因為就算EndNote有提供該期刊的Output Style,也可能不盡完美,需要稍做修改。


當發現EndNote所提供的Style與期刊稿約不符時,請不要在Word上做修改,請直接修改EndNote的Output Styles。EndNote提供了非常方便的Style編修輔助,接下來將舉例介紹基本的編修原則。

其實有很多的Styles是一樣的〈或幾乎是一樣的〉,即便是不同的檔名〈代表不同的期刊〉,所以大部分的Styles只需稍加修改。較常見的格式編修不外乎下列幾種:

  • 設定凸排
  • 改變正文中的引用格式,由圓括弧〈 〉改為方括弧 [ ]
  • 將Title改為粗體
  • 將期刊刊名改為斜體字
  • 刪除期數〈issue number〉
Output Style的修改,可以分成兩種情況,第一種情況是EndNote有提供Style,但與稿約略有出入;第二種情況是EndNote沒有提供該期刊的Output Style,必須自己新增,編修方法略有不同。

一、修改Output Style
要修改特定期刊的格式,必須先從EndNote把該Style調出來,並與稿約比對,找出所有細微差異,再著手修改。


  1. Edit-Output Styles-Open Style Manager…
  2. 利用﹝Find﹞-by Name,輸入刊名關鍵字,搜尋期刊格式。例如想要找International Journal of Obesity,請輸入obesity搜尋。
  3. 瀏覽該期刊之格式。 a. 勾選期刊。
    b. 選取Style Info,了解有關此期刊格式之相關說明。
    選取Style Preview,檢視格式範例。
    c. 選取Edit,進行編修。

  4. 比較EndNote Style與稿約之範例。
    建議將EndNote Style之EndNote Preview與稿約之範例貼在一起,每種資料類型逐項比對,如期刊論文:
    EndNote Style:
    Morehouse SI, Tung RS. Statistical evidence for early extinction of reptiles due to the K/T event. Journal of Paleontology 1993; 17: 198-209.

    Journal Format:
    Castonguay TW, Dallman MF, Stern JS. Some metabolic and behavioural effects of adrenalectomy in obese Zucker rats. Am J Physiol 1986; 251: R923-R933.

    以檢核表方式,依作者、文章篇名等逐一比對,例:
    Author v
    Title v
    Journal Title → 刊名縮寫 + 斜體
    Date v
    Volume v
    Pages v

    接下來以同樣方法比較圖書和論文集等等不同資料類型。
  5. 依比較結果進行編修。
二、新增書目格式〈Output Styles〉
如果EndNote沒有提供您想投稿的期刊的Output Style,建議您利用通用格式為該期刊編修Output Style。當然您也可以仿照修改格式的方法,找到一個最相近的期刊或寫作規範,加以編修。

1. Edit-Output Styles-Open Style Manager…

2. [Find] - Generic

EndNote列出五種通用格式。其實期刊的書目格式可以概分為兩種,第一種是Author-Date的型式,在正文以作者加上年代引證參考文獻,文末附上Author-Date排序的Reference List;第二種是編序式〈Numbered〉,在正文中僅引證文獻編號,在文末附上同樣編號的Reference List。所以可以分別以Author-Date和Numbered兩種Style進行編修。




三、編修書目格式
請先將現有Style另存新檔後,再進行編修。

  1. Edit-Output Styles-Edit “Author-Date”
  2. File-Save As…
  3. 輸入期刊刊名,例:J Management Systems
  4. Save

接下來就可以根據期刊稿約之規範,逐項進行編修。在編修過程中,如有打字錯誤等情況發生時,請記得用Edit-Undo或﹝Ctrl + z﹞加以復原。

1. 設定凸排〈Hanging Indent〉有些期刊要求參考文獻編排時,必須採用如下圖之凸排格式,以凸顯作者。


  • 選取Bibliography-Layout
  • 在Hanging Indent的下拉選單中選取﹝All Paragraph﹞
  • ave儲存設定

25 則留言:

aven 提到...

您好:

目前因為論文格式需要而必須改output style,有幾個問題來打擾您,真不好意思:
1.參考文獻有中文有英文,該如何依據中文與英文的不同格式來修改呢?
2.我的電腦是mac,在使用這個軟體上是不是會比不方便?比如說我想下載您的APA中文英文修正版格式就不知道要存到哪好@@還是我可以在一般windows系統先改好output style,再把他存過來,只是我也是一樣不知道要從哪抓再存到哪@@

麻煩您解答了,謝謝。

謝寶煖 提到...

1.依據的格式,當然是您「因為論文格式需要而必須...」中所指的「論文格式」,中文與英文就看那個「論文格式」中怎麼要求就怎麼改囉!。

2.請自行上endnote網站了解,理論上軟體的基本功能是不會因是否為mac而有太大不同。

3.EndNote X1\Styles\放在那兒,修改過的output style就存在那兒!

aven 提到...

您好:

謝謝您這麼快速又貼心的回答我^^

我的第一個問題沒說清楚,其實我的意思是一份論文裡,同時有中文文獻及英文文獻,要怎樣使用同個output stlye格式,後來我上網爬了爬看到有人說這種問題就要有兩個output style,中文output style格式跟英文output style格式,之後在分別套用進入word。
但其實我還是不太懂得是,若我要插入citation,比如說 1963年,臺灣工業在國內生產淨額的比率首次超過農業(毛育剛 1994) 插入後面的(毛育剛 1994)之後,endnote就自動會跑出整筆參考文獻在最後面,但現在就是中英文不一樣,他卻只按照我現在所選的output style跑而已,這時該怎麼處理呢?是我該設兩個library,一個中文文獻library,一個英文library,然後到最後一起分頭處理,還是我可以先在加入citation的時候先讓後面會自動跑的參考文獻不要跑出來,最後再按照您的方式一起加入,您有什麼看法嗎?

不好意思一直來麻煩你的笨蛋留@@

謝寶煖 提到...

建議您以英文output style寫作,待論文完成,remove field code之後,再在EndNote中選用中文output style,以copy formatted把中文書目取代。

因為一篇論文只能指定一種output style。
BTW,與library無關,不管您的參考文獻分散在多少個library中,Word對應的output style仍然只有一個。

試想如果您選用多個output style,Word要如何幫您編製文末的references呢?要根據那一個style來統一citation格式呢?
所以一篇文章只能指定一種output style,這點在本blog中亦有特別說明。

simoncat 提到...

您好:

目前因為整理文獻時,在還沒用endonte輸入全部文獻之前,發生因正文中引用文獻順序不同,結果排序全亂掉。
e.g.
本書依照學習理論編制[1-3],循序漸進讓讀者進入狀況[1,4],...
1.Li Qiang,書名,...
2.Pei Chi Ng,書名,...
3.William S.,書名,...
4.David Harwood,書名,...


目前個人嘗試先將全部文獻線輸入word,再行編譯正文內的引用,看似endont輸入word後沒辦法在自行排序。

不知有無方法可以克服,謝謝。

謝寶煖 提到...

Dear simoncat:

以Word插入citation(s),在文章或書寫完,在移除功能變數後(remove field code),只是一份單純的word文件,可以自由編排,不受endnote影響。

simoncat 提到...
作者已經移除這則留言。
simoncat 提到...

您好:

感謝您如此貼心的解答,不過依站長之作法remove field code 仍無法克服移除後正文內文獻指引和reference list的相關性,即欲將reference list按作者排序

e.g.
本書依照學習理論編制[1-3],循序漸進讓讀者進入狀況[1,4],...

reference list (未依作者排序)
1.Li Qiang,書名,...
2.Pei Chi Ng,書名,...
3.William S.,書名,...
4.David Harwood,書名,...

最後小弟是利用endnote功能表中[Edit]→[Output Styles]中修改[Citations]→[Sort Order]解決。

雪嵐 提到...

您好^^
我想請問文末的文獻順序
我也是有中文跟英文
研討會規定要中文排序在前
請問要如何讓中文在前英文在後
我改了style請他先判讀語言
他還是把英文放在前面
謝謝

謝寶煖 提到...

Dear 雪嵐:

不要動到output style,在論文完稿,remove fieldcode之後,選取英文文獻,copy, paste到中文文獻後面即可。

knockoution 提到...

您好,您的blog内容非常丰富,对我帮助很大,我在使用endnote时碰到了个问题,就是我要输出的格式不是endnote目前可以提供的2300中的一个,所以我需要修改别的style来满足我的要求,可是我发现,我不能让所有的文献都出现简写,比如我有27篇refs,我在journal style中选用了abbr. 3,修改后其中20篇都可以出现简写,可是就是有那么两三种文献无法出现简写,我在网上搜了一下,有人建议利用Journals Term List来完成,可是仍然无效,我打开我input的chemical.txt那个文件,发现有一个期刊不包含在其中,所以我手动按照格式修改了chemical.txt,可是仍然没有解决问题,后来没有办法,只能先去处endnote格式,而后来手动修改那几个搞不定的journal name。好郁闷,因为花费的时间远远要高于我自己手动输入。
我非常喜欢endnote这个软件,但是常常发现为了解决一个很小的问题,要花费很多时间,而且可能还解决不了,有时候真想放弃,不再学习使用了。
我的e-mail是knockoution@gmail.com
如果有幸能够得到您的指点,将非常荣幸,谢谢!

Evan 提到...

您好。能夠看到這個網頁真是太好了。

我也有一個關於中、英文論文排序的問題,想要請教您。

如果在論文中,引用了中文、英文的文獻。想要以下列的形式顯示,不曉得有沒有辦法。

中文論文
[1] 張三, XXXXXX
[2] 李四, OOOOOO
[3] 王五, QQQQQQ

英文論文
[4] Roger, TTTTT
[5] Evan, KKKKKK
[6] Tom, JJJJJJ

我有嘗試過使用EndNote中的Number去排,但是中、英文論文,不能分開,而是依照引用的順序進行編號。

不曉得有沒有辦法以我上述所說的格式。

敬請指點。謝謝。

謝寶煖 提到...

Dear Evan:

其實您的問題我還是不太懂,似乎沒有writing manual或output style可以滿足您的需求,因為英文沒有中括弧,我可能沒有辦法幫助您。

至於中英文分開排序,這部分Word的排序功能就可以達到。在移除功能變數後,再用Word的排序功能(表格>排序),結果會是中英文文獻分開,然後再將中文文獻利用複製功能貼到前面來,然後全部Mark起來,再點選【編號】,英文部分再Mark起來,一樣點選【編號】,頁碼通常會接續,如果沒有,只要在格式>項目符號與編號>接嫹前一編號清單,就會接續了。

匿名 提到...

您好:

我想請問一個有關於hanging ident問題。
在文獻的部分,目前我使用IEEE Proceed
出現以下的情況:
1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

而我想要的情況是:
1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
(很抱歉用x看起來很礙眼)

不知道我要用什麼處理呢?
我看文章看一整天了!還是沒有辦法解決。
麻煩您了!知道的話能否告知我?
我也知道在word上面可以用tab鍵
但我希望是否能用endnote的方式做
這個處理呢?

謝寶煖 提到...

Dear 匿名:

很抱歉,在網頁上無法顯示縮排情況,無法確認您要的是那一種,不過,沒關係,您可以利用EndNote改成符合您需求的樣式。

方法:
Edit > Output Styles > Edit IEEE Proceedings

然後在左欄選定Bibliography > Layout後,在右下角可以看到Hanging Indent的下拉選單,您可以自己試試看,那一個才是您要的。如:First Paragraph Only就是常見的凸排方式,通常編號式的書目格式採用此法以突顯編號。

回應意見無法貼圖,所以先以文字說明。

祝您設定成功!

匿名 提到...

您好:

感謝您的回應!關於這點,我已經從您分享的投影片中看到過了,也試過很多種。
但對於hanging indent下拉選單的改變,以及format bibliograhpy→layout中調整hanging indent的長度,都已經試過了!
但不論選擇什麼(下拉式選單中的none除外,因為就是沒反應),都總是整個文獻往後退hanging indent的距離,我不知道是不是我改到了什麼參數問題呢?

很抱歉~我不知道怎麼表達^^"
希望您看的懂^^

匿名 提到...

您好:

我是之前匿名的那位。
很感謝您的回答,我想我大概知道問題在那裡了。
由於我使用的這篇論文是中文的書寫方式,似乎影響到了每一段都要先空兩個字的word格式,使得我不管如何設定hanging indent都無法使第一行正常,總是比第二行多後退個兩格,那我現在的問題是在word就不是在Endnote,感謝您的細心回覆,您的投影片很有用,我今天翻來覆去找了很多網頁,還是您的最清楚(當然軟體內的英文說明也很清楚,不過中文就是親切^^)。再次感激!

謝寶煖 提到...

很抱歉,我不知道您描述的情況,我用我的文獻以IEEE Proceedings格式測試過了,都會依不同indent設定而改變。

如果都不會變,還有一個根本的原因是您的Library record本身可能不正確,如句尾有多餘之空白。

請以word檔列出您的書目格式,還有您要排成什麼樣子,夾檔寄到我的信箱(pnhsieh@ntu.edu.tw),如果可以的話,除上EndNote,我幫您測試。

匿名 提到...

您好:

感謝您的用心,我又有回一篇文章不知道您是否有看到^^"

我發現問題所在是word的格式問題,由於使用中文論文格式,使得在每一段落第一行都會先空兩格,這樣的格式下使得hanging indent的功能失效,重新開了一個新的word之後,先貼上文獻,再將文字重貼一次,問題就解決了。感謝您的用心^^

Brian 提到...

請問一下我完全跟output style不熟
有沒有再引用時作者(年代)這種格式,
參考文獻先中文後英文字母排序的格式?

Brian 提到...

1. 李有仁、陳鴻基、李嘉寧 (1996)。組織特性與行銷資訊系統的研究:以台灣大型企業為例。中華民國資訊管理學報,3(1),241-250。
2. 林義貴編著 (2005)。資訊社會與網路犯罪。華立圖書。
3. 郭紋伶 (2010)。越庫作業系統之時窗車輛指派問題。國立臺灣科技大學工業管理系研究所碩士論文。
4. 潘浙楠、林明毅 (1998)。在製程平均微量變動下管制圖正確選用之探討與研究。中華民國品質學會第三十四屆年會暨第四屆全國品管理質研討會論文集,343-358。
5. Lin, Y. K. (2010). Calculation of minimal capacity vectors through k minimal paths under budget and time constraints. European Journal of Operational Research, 200(1), 160-169.
6. Montgomery, D. C. (2009). Introduction to Statistical Quality Control, 6th edition. Wiley, New York.
類似這樣

謝寶煖 提到...

Dear Brian,

作者(年代)的output style可能是最多的。看了一下您舉的例子和學域(資管),我建議您用APA Style。
但是我有問題的是,APA Style的參考文獻是不編號的。如果您在正文中是以「作者(年代)」方式引用,但參考文獻要求要編號,那我建議您在完稿時,再用Word加上編號,這樣比較簡單。

順便說明一下,APA Style不編號的原因是因為既然正文是依「作者(年代)」呈現,那麼當然在文末參考文獻中依作者姓名找到該筆文獻是最快的方式。

Susan Sun 提到...

老師您好

請問老師,我發現我的Endnote輸出的期刊名都是縮寫,不知如何修改成符合APA 6的格式

Susan敬上

Susan Sun 提到...

老師您好

請問我完成Endnote輸出後發現期刊名都是縮寫(如Berenholtz, S., & Pronovost, P. J. (2003). Barriers to translating evidence into practice. Curr Opin Crit Care, 9(4), 321-325.),請問我如何改成符合APA6型式的格式

謝謝指導 Susan

謝寶煖 提到...

嗯,我想建議您在該筆 reference中,將刊名改為全名。因為一篇碩論或paper的references中用到期刊應該不會太多,改references比學用Term list快。
不知道期刊全名的話,没關係,問Google大神就好啦!
試一下,Google說您舉例的期刊全名為:Current Opinion in Critical Care,對吧~