2007年2月6日 星期二

編修正文引用格式(Citations)

學術期刊的稿約均會交代在正文中要如何引用文獻,接下來就以國內TSSCI期刊之一的「管理與系統」為例,說明如何根據其「投稿注意事項」逐步修改EndNote的Output Style。

首先 由 Edit - Output Styles – Open Style Manager...中,勾選Author-Date格式,點選
Edit後,先另存新檔為J Management Systems,再進行修改。

  1. Templates
    投稿注意事項中言明:「在文中引用文獻時,請以括弧( )註之,括弧內寫明文獻之作者及年代」,所以其格式是:
    (Powell, 1995)
    但是EndNote Author-Date 的範本格式是(Author Date),作者與年代中間沒有以逗號區隔,所以要修改EnNote Output Style。
    Edit – Output Styles – Edit “J Management Systems – Citations – Templates


  2. Author Lists
    再由稿約之範例可知,兩位作者中間要以 and連接;如作者係三人以上,英文文獻於第一作者後加註“et al.”,所以其格式是:
    George and Weimerskirch
    Ahire et al., 1996;
    所以要修改EnNote Output Style的Citations項下的Author Lists。
    Edit – Output Styles – Edit “J Management Systems – Citations – Author Lists


  3. Sort Order
    接下來,稿約有規範「英文文獻依作者姓氏字母順序排列」,所以要設定Sort Order為Author + Year + Title;依作者姓氏字母順序排列,相同作者,再依年代排序,年代又相同時則依篇名或書名排序。。
    Edit – Output Styles – Edit “J Management Systems – Citations –Sort Order


  4. Author Name
    另外,還有兩種情況是管理與系統稿約沒有規範的,先依一般慣例設定。當在同一括弧內引用同一作者的多篇文獻時,宜省略作者姓氏,以逗號區隔不同文獻之年代即可。因此要設定Author Name。
    Edit – Output Styles – Edit “J Management Systems – Citations – Author Name


  5. Ambiguous Citations
    還有當作者的姓氏相同時,該如何區辨呢?同一作者在同一年代有多篇文獻時,該如何引用呢?這時就要利用 Ambiguous Citations 做設定了。
    Edit – Output Styles – Edit “J Management Systems – Citations – Ambiguous Citations

38 則留言:

匿名 提到...

你好,请问参考文献前[1]...[n]这个怎么修改。

謝寶煖 提到...

Dear 匿名:

不懂您的問題,請問是選了Nubmered的output style,而編號前後沒有加中括弧呢?還是要產生[1]...[n]的編號順序?

若是後者,請選用適當的output style,就可以了。若是前者,請告訴我您所選的output style,我再看我會不會改。

易瑩 提到...
作者已經移除這則留言。
匿名 提到...

您好,非常感謝您的分享與指導,目前我用的時候發生了ㄧ個問題,我摸索了好久都沒辦法解決,看到您的網站有試著照著做,但無法解決,極需要您的協助,在此先感謝您,我的問題是: 我不知道按到了甚麼,導致原本正常運作的endnote在APA5th時出現了這樣的問題,不知道該怎麼讓她回復:
eg1: (Huppert & Smith, 2001; Huppert et al., 2001; A. F. Lehman, 1988; Narvaez, Twamley, McKibbin, Heaton, & Patterson, 2008)這部份是:應該不能出現A. F.,只要出現姓即可,
eg2:(J. Oliver, 1991; J. P. Oliver, Huxley, & Priebe, 1997)
正確應為:(Oliver, 1991; Oliver, Huxley, & Priebe, 1997)
但是不知道怎麼讓成是改回呢? 非常地謝謝您!!!

謝寶煖 提到...

Dear 匿名:

不是因為您按到什麼才出現作者的名字縮寫,而是您的書目沒有清理,不同筆參考文獻的作者姓名著錄方式不一致,APA Style為要區別同姓不同名的作者,會加註作者的名字縮寫,所以EndNote並沒有錯,錯在您沒有讓EndNote認識到底是同一作者還是不同作者。

看您的第二個例子:
eg2:(J. Oliver, 1991; J. P. Oliver, Huxley, & Priebe, 1997)
EndNote是電腦軟體,又不是人,怎麼知道Oliver, J.與Oliver, J. P.是同一個作者,因為您的EndNote Library中沒有完整著錄作者的姓名,所以這兩筆references對EndNtoe而言,是兩位不同的作者,為了清楚區辨,所以EndNote很專業地幫您加上作者的名字縮寫。
總之,EndNote不是人,不會閱讀判斷,只能根據您輸入的資訊根據APA Style 要求做轉換。
您的第一個例子,應該也是同樣情況,在同一篇文章引用到同姓不同名的作者時,都會加上作者的名字縮寫。

Garbage In, Garbage Out.
要正確引用文獻,必須建立正確的references,書目資訊完整正確,EndNote功能才能發揮,references的書目資訊KEY錯,EndNote當然也只能捉錯誤資訊來編喔!

匿名 提到...

您好,有一個問題一直困擾我。由於我們所上要求的註解格式中,希望附上頁數,ex(Arato, 1992: 84-85),那後面頁數的部分要怎麼處理呢?

請妳幫我解惑 謝謝

謝寶煖 提到...

(Gift, 1989: 25-35)
成功!

方法:
1, 先編修引文格式:Edit > Output Style > Edit "APA 5th" > Citations > Templates >將頁碼前面的分號改成貴所要求的冒號,然後再把p.或pp.刪除,結果如下:
(Author, |Year|: Cited Pages|)

然後另存新檔,格式編修完成。

2. 選用編修好的Output Style

3. 在正文中插入選定的citation,再以Edit citation(s)方式,輸入起迄頁碼。

Word以符合貴所格式顯示正文引用。

匿名 提到...

我昨天有看到可以用cited pages,但是我的問題是,所上的要求是所有註釋的特定出處頁數都要show出來,所以我可能在同一篇文章中會必須不斷更改該文獻所被引用的特定頁數ex.「行動的無意識性」(Arato,1992: 85)在別的地方則是「歷史世人類行動的產物」(Arato, 1992:73),而好像我沒有辦法對citation直接在word修改..

所以我們要的頁數並非整篇的頁數,而是所引用的頁數,以方便讀者回去搜尋,該怎麼辦呢?是不是要去改將文獻本身的資訊,將所有可以要引的先打出來呢?

謝謝你快速的回復

謝寶煖 提到...

當然不能在Word更改,頁碼當然也是處處不同,所以每次insert citation就edit一次,寫論文本來就是這樣!

很遺憾上文讓您誤以為是自動產生文章的起迄頁碼,以為您對EndNote很熟,所以直接回答如何編修Style,因為對我而言,這是論文寫作的基本精神,貴所的要求只是頁碼前要用冒號不用分號,APA Style要註明p. 或pp.而貴所省略,如此而已!

另,如果您要在word上自己改,請在移除功能代碼後,沒了field codes就只是一份word文件,您高興怎麼改就怎麼改,但是您也不能再用EndNote的功能了。

匿名 提到...

謝謝妳,看來沒有shortcut

那我想請問一下,如果每次要改引註頁數的話,每次要怎麼改才能產生(Arato,1992: 84)在其他地方(Arato,1992: 73)或(Arato,1992: 84-85)的樣貌呢,是用edit citation嗎?

謝謝妳不厭其煩的回答

謝寶煖 提到...

是!

Tsai 提到...

老師您好:

請教您有關EndNote中引用文獻作者縮寫的問題:我使用的是EndNote X2的版本,在EndNote Preview的窗格中不管我改什麼期刊格式,作者的寫法都是全名(因為從網站匯入時作者的名字都是全名),請問有什麼方法能讓將作者名稱改成縮寫呢?以Jane Smith為例,能改成J. Smith或是Smith, J.嗎?
謝謝老師您抽空回答!

謝寶煖 提到...

Dear Tsai,

如果EndNote堅持要用全名,那應該是因為您所選的Output Style要用全型。請用您選用那一種Output Style?或者請您換一種Output Style(如APA 5th),看看EndNote是不是還堅持用全名。

Tsai 提到...

老師您好:
我剛剛發現從這本期刊匯入時,其作者格式是Jane Smith,若手動改成Smith, Jane那麼在preview中就可以有縮寫顯示了。謝謝老師!

謝寶煖 提到...

Dear Tsai,

請問您的意思是「Jane Smith」或者是「Jane Smith,」?
如果是後者,亦即在Jane Smith後有逗號,那麼EndNote會將之視為團體作者,所以全部照錄。

例如:National Taiwan University,如果後面沒有加上逗號,EndNote 的APA 5th Style,會將之轉譯成:University, N. T.;所以遇到團體作者時,必須要加上逗號。

這才是問題所在!

Tsai 提到...

老師您好:
我的情況的確是如您所說的「Jane Smith,」,謝謝老師告訴我團體名的用法,但我確定下載的PAPER作者中沒有團體作者,是個人姓名,所以我就只能手動更改了= =。
謝謝您!

匿名 提到...

老師您好:

我現在使用得是APA5th的格式
內容皆尚未修改
(都還是Endnote裡頭的預設值)

請問老師 為什麼有時候使用正文引用時
都會出現不合規定的格式,
例如: (J. R. West, 2002)
為什麼會連"名"也會出現呢?

謝謝老師!

謝寶煖 提到...

因為您的書目沒有好好清理,肯定您的EndNote Library中作者J. R. West有多篇文章,從資料庫轉進來時,有些資料庫(如WoS/K)名字是用縮寫,有些資料庫是用全名。EndNote無法區辨是否為同一作者,為保險起見,加上作者的名字縮寫,以資區辨。
我自己的習慣是儘可能在看papers時,把作者的名字一併補全,維持EndNote Library書目資訊的正確性與一致性。這樣CWYW結果才會正確。

匿名 提到...

老師我想再請問幾個問題:

1.目前有兩筆書目
一筆作者為:West, B. J.
另一筆作者為: West, M. R.
在正文引用其中一筆時仍然會出現
(B. J. West, 2009) 的情況,請問老師
開怎麼解決?(都有用全名輸入endnote)

2.第一次引用同時有三個作者的文章時,為什麼就會出現(... .et, al)呢? 第一次引用時應該要三位作者得姓氏都出現才正確不是嗎?請問老師我該做什麼修改呢?

謝謝老師回覆喔!

謝寶煖 提到...

問題1:
EndNote是對的,因為如果正文中只出現(West, 2009),那就不知道到底是B.J. West還是M.R. West,所以APA要求當同姓時,要加上名字縮寫區分,所以EndNote的處理方法是對的。抱歉,上次沒有想到這點。

問題2:
嗯,您確定選對Output Style了嗎?因為我用APA 5th實測是三位作者喔,如下:
(Cone, Foster, & Babbie, 2006)

Cone, J. D., Foster, S. L., & Babbie, E. R. (2006). Dissertations and theses from start to finish: Psychology and related fields (2nd ed.). Washington, DC: American Psychological Association.

匿名 提到...

您好!想請教您幾個問題:
(1)我使用EndNote X2
已經有下載APA 5th 中文版
在word中引用中文文獻時
它都會出現(作者全名,年份)
是否可以讓它只出現(作者的姓 , 年 份)??
而且還不會更改到後面連結的參考文獻呢?

(2)在EndNote軟體中已經更改好Output Styles 為APA_5_TW
為何連結到word時,出現在後面參考文獻的格式,卻不是已設定的格式呢??

麻煩您 給點建議吧!謝謝!!

謝寶煖 提到...

玫玫:
不好意思,我不小心把您的文章刪掉了,所以用匿名重貼。

您是不是謢理領域的啊。這個問題,確實有點挑戰,EndNote是可以做到啦,但是有點麻煩耶。

我沒有辦法全部改到符合您的要求,reference的作者第三個出不來。您自己試試看吧。
Edit > Output Style > Bibliography(左欄)
右欄設定為:
First author: Smith Jane(中間沒有逗號)
Other authors: Doe John
Initial: Full Name


這樣的設計copy formatted結果為:
李 家同(2005)。李伯伯最愛的40本書。台北市:圓神。


但在正文引用時,會變成:
(李, 2005)

李, 家(2005). 李伯伯最愛的40本書. 台北市: 圓神.

李家同的同字不見了。而且在EndNote Library中作者要仿照英文作者輸入:
李, 家同
姓與名中間加逗號,後面空一格。

這是我目前想到的,大家一起TRY吧,說不定您很快就改好了。

匿名 提到...

您好:
想請問我在word插入citation後自動產生的文獻格式並不符合APA6th,(全部都是斜體字), 我已確認過endnot設定與word裡的style設定都是APA6th,仍然找不出問題原因,煩請作者幫幫忙! 謝謝,感激不盡!

謝寶煖 提到...

請問您在EndNote的preview看到的也全部是斜體嗎?

因為我自己也有下載APA 6th,只有期刊刊名到卷期部分是斜體的!

如果您在Preview中看到的也全部是斜體,那麼請您檢查一下,您輸入的Authot, Title等項目是不是也是斜體的,若是,請修改。

如果輸入的data也不是斜體,但排出來的就是斜體,那麼請檢視:
Edit > Output Style > Edit "APA6th"
Bibliography > Templates看右邊視窗的格式範本是否有被修改成斜體。

以上是我所假設您的「全部都是斜體字」是整筆書目(Author, Titile, Journal Titile, volume, no, pages...)都是斜體,所推測的可能原因。

但我要說明的是,APA Style是要求書名或刊名以斜體呈現。如果匯入或輸入的資訊項目不正確,只要是輸入到Book Title或Journal欄位的資訊,就會以斜體字來呈現。

匿名 提到...

謝謝你的回答
我檢查了一下我的設定
在preview都是符合APA格式的,在template的部分也都是正常設定,只有書名刊名設為斜體,重新cite一次之後結果還是全部都斜體

不知道到底哪邊出了狀況呢? 感謝妳的立即回復!! ^^

kchu 提到...

謝老師好:
我有兩個問題想請教,還望您撥冗回覆
1. 兩篇同第一作者的文章引用,時
e.g.: Chen et al. (2010) 及 chen et al. (2008), endnote 顯示 (chen et al. 2008; chen et al. 2010) 而非我要的(chen et al., 2008,2010),但若兩篇為chen 2008 及 chen 2010 則可以合併為(chen 2008; 2010)

2. 如何更改output style/citations/templates
為 Author (Year)
e.g.: chen (2008) 提出一個新方法 blabla ..... 我的想法是若"正文"也能用引用的豈不方便許多 !
但我修改後嘗試引用三篇文章時總是出現以下這種情形
Clarke (2004; Chen (2008; 2010)

謝謝您的幫忙

謝寶煖 提到...

1. 因為那兩篇Chen et al.的文章的作者不完全相同。

2.不需要Edit Output Style,而是要Edit Citation。請參見Cite While You Write, CWYW或 Endnote Manual。

kchu 提到...

謝謝 謝老師的回覆,
但我仍有些不解
e.g.:
要引用Lee (2008)於文中,我需要做如下步驟:
1. 手動打上Lee
2. 用endnote cite 成為 Lee (Lee 2008)
3. 修改Edit Citation, 將作者除去
變成 Lee (2008)

但是, 為何我不能修改Edit Output Style,直接用拉的完成 "Lee (2008)" 這個動作,
這樣不是能一步完成 ? 還請您多指正 !
PS. 我知道Endnote 不支援這個動作 !

謝寶煖 提到...

謝謝您!

但是我不會去編修Output Style,因為論文寫作不是這樣規範的,要在正文中引證作者或者用圓括弧引證,是有其適用性的,不是所有引證都是作者(年代),有時甚至應該加註頁碼,有時可在圓括弧中同時引證多篇文獻,所以我不會去把Output Style編修成全部都是作者(年代)。

建議您參考引用規範或論文寫作原典,或者如:Writing with source, Cite Right, Cite It Right等小書,以及國外知名大學(論文)寫作中心網站上有關Documetation的內容。

kchu 提到...

謝謝 謝老師的指正,
我會尊重論文規範的規定 !
我仍需要多接觸相關的書籍以擴展自己的思考 !
謝謝 !

匿名 提到...

你好,我想請問一下如何找到我需要的格式,我需要附有網址的格式,例如:xx圖書館,http;//xxx.xxx.xxx,類似這樣的格式要如何尋找,麻煩你告訴我了。

謝寶煖 提到...

對不起,我不懂您的意思耶!
大部分的格式,只要引用網站或網頁,都會標註網址。
如果要我猜的話,您可能是指reference type,而不是output style;如果是的話,請選web page。

鄒佳渝 提到...

你好,我想請問一下,在EndNote5中匯入word
如何讓他出現單位、年度、報告(編碼)、"網址",我比較需要知道如何讓他出現網址,麻煩你了。

鄒佳渝 提到...

你好,我想請問一下,在EndNote5中匯入word
如何讓他出現單位、年度、報告(編碼)、"網址",我比較需要知道如何讓他出現網址,麻煩你了。

謝寶煖 提到...

reference type選用有網址的資料類型,如web page,在URL欄輸入網址,就會出現網址。

鄒佳渝 提到...

你好,我想請問一下在我們自編資料時,我們是否有辦法更改Reference Type呢?

如果我的文章沒有作者只有單位的話,我應該在哪個位置打上單位名稱?才會顯示全單位名稱呢?書的編碼要打在哪個位置呢?

鄒佳渝 提到...

您好,又要麻煩您幫我解決問題了。
1.我想請問一下,我們有辦法修改Reference Type嗎?如果可以又應該如何修改?

2.我現在所打的資料是沒有作者的,只有單位,我應該用哪個書目格式讓他有單位全名而非像姓名一樣呢?

3.書的編碼應該在哪個位置打上?又應該如何叫他出來?

謝寶煖 提到...

Dear佳渝:

1 Reference Type是沒有辦法修改的。能夠修改的是Output Style,書目資訊項目要如何排列。

2. 由該單位編輯嗎?若是,請將該單位KEY在作者項,KEY完加上半型的逗號
例如:國立台灣大學,
或者:National Taiwan University,

3. 編號沒有辦法叫出來,那是跟您所選的Output Style有關,如果用Author-Date系統就不需要編號,EndNote也就不會輸出編號。如果用的是生醫領域的,如JAMA Style,自動就會以編號出現。
所以,您要先確定,您們是採用那一種論文寫作格式,再選相應的Output Style。
萬一不幸的,您們是用APA Style,但文末參考書目要加上編號,那麼我的建議是完稿後,再用Word加上編號,比較簡單。